Cómo crear un espacio de trabajo en Smartsheet

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Por James T. Cains

Usar un espacio de trabajo en Smartsheet es más que simplemente almacenar sus hojas en una carpeta. Es un entorno completo en el que no sólo puede organizar sus hojas e informes, sino también establecer permisos especiales a nivel de espacio de trabajo (de modo que todos los contenidos del espacio de trabajo tengan los mismos permisos). También puede marcar sus espacios de trabajo con diferentes colores y logotipos, lo que es genial si trabaja con diferentes clientes externos.

Para crear un nuevo espacio de trabajo, siga estos pasos:

  1. Inicie sesión en Smartsheet y haga clic en la pestaña Inicio en la parte superior.
  2. Haga clic en el menú desplegable Crear nuevo y seleccione Espacio de trabajo.
  3. También puede hacer clic en Espacios de trabajo a la izquierda y en el enlace Crear nuevo espacio de trabajo.
  4. Escriba un nombre para su nuevo espacio de trabajo y haga clic en Aceptar. Su nuevo espacio de trabajo aparece en la lista de espacios de trabajo.
  5. Haga clic en el enlace del espacio de trabajo para abrir el espacio de trabajo (consulte la Figura 1).

Ahora que tiene su nuevo espacio de trabajo, puede crear nuevas hojas en el espacio de trabajo o mover las hojas existentes al espacio de trabajo. Si mueve hojas, todo lo asociado con la hoja (anexos y discusiones) también se mueve en el espacio de trabajo.

En la parte inferior del espacio de trabajo, verá botones para Compartir, Adjuntos y Discusiones. Éstos funcionan de la misma manera que en las hojas individuales. No sólo puede hacer clic en estos botones para agregar colaboradores, archivos adjuntos y discusiones al espacio de trabajo, sino que también puede ver listas de los colaboradores, archivos adjuntos y discusiones para todas las hojas e informes que residen en ese espacio de trabajo.

Figura 1: Su nuevo espacio de trabajo.

Fuente: smartsheet.com

Para crear documentos en el espacio de trabajo, simplemente haga clic con el botón derecho del ratón dentro del espacio de trabajo y seleccione una de las siguientes opciones:

  • Sábanas nuevas: Existen varias opciones para crear una hoja en blanco, una hoja de ruta o una hoja de proyecto. También puede examinar las plantillas de Smartsheet para crear una nueva hoja.
  • Importar: Puede importar desde Microsoft Excel, Microsoft Project o Google Sheets para crear una nueva hoja.
  • Informe: Puede crear un nuevo informe dentro del espacio de trabajo.
  • Carpeta: Puede configurar una estructura de carpetas dentro del espacio de trabajo para organizar mejor sus hojas e informes.
  • Espacio de trabajo: Puede crear un nuevo espacio de trabajo. Tenga en cuenta que no se trata de crear un nuevo espacio de trabajo dentro de un espacio de trabajo existente. El nuevo espacio de trabajo que cree aparecerá en la lista de espacios de trabajo de la izquierda y estará separado.

Si desea mover hojas e informes existentes a un espacio de trabajo, vaya a la pantalla de inicio y haga clic en Hojas o Informes a la izquierda. A continuación, puede arrastrar una hoja o un informe de la lista al espacio de trabajo que aparece a la izquierda (véase la Figura 2).

Figura 2: Mover una hoja a un espacio de trabajo.

Fuente: smartsheet.com

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