Cómo configurar un formulario web en Smartsheet

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Por James T. Cains

Los formularios web de Smartsheet son una forma sencilla de recopilar la información que necesita, no sólo de sus colaboradores, sino de cualquier persona que no forme parte de su equipo de proyecto. Digamos que estás buscando comentarios sobre un producto y planeas hacer a cientos de personas algunas preguntas al respecto. ¿Puede imaginarse cuánto tiempo le llevaría introducir todas las respuestas que obtiene utilizando un cuestionario estándar? Con los formularios web de Smartsheet, puede hacer que la gente rellene un cuestionario en línea y que los datos se introduzcan automáticamente en una hoja de Smartsheet.

La primera cosa que usted querrá hacer es preparar su hoja como usted quiera. Es decir, si va a hacer preguntas, es mejor configurar la estructura de columnas de su hoja para que imite las preguntas que va a hacer. Véase el ejemplo de la figura 1.

Para modificar el nombre de una columna en una hoja, haga clic con el botón derecho del ratón en la cabecera de la columna y seleccione Renombrar columna. Desde allí, puede renombrar su columna. También puede seleccionar el tipo de entrada que desea para las celdas de esa columna. Por ejemplo, si desea proporcionar opciones para que el espectador elija, puede seleccionar Lista desplegable como tipo de columna e introducir los valores que desea que elija el espectador. Tenga en cuenta que la columna principal debe seguir siendo siempre un campo de texto/número.

Figura 1: Prepare primero su hoja como cuestionario.

Fuente: smartsheet.com

A continuación, siga estos pasos para convertir esta hoja en un formulario web que rellene automáticamente las filas de la hoja con datos rellenados:

  1. Con la hoja abierta, haga clic en la pestaña Formularios en la parte inferior.
  2. Haga clic en Crear formulario nuevo. Aparece el cuadro de diálogo de opciones del formulario web (ver Figura 2)
  3. A la izquierda, usted ve un diseño básico de cómo se verá su formulario. Si hace clic en la sección del formulario que desea cambiar, puede darle un nuevo título al formulario e incluir una descripción, lo cual es muy útil para proporcionar instrucciones Si hace clic en una de las preguntas, puede cambiar la etiqueta de la pregunta, proporcionar ayuda o texto explicativo para la pregunta, determinar cuántas líneas debe tener el cuadro de texto y decidir si el campo es obligatorio (es decir, si el espectador tiene que rellenarlo).
  4. Si desea crear nuevos campos sin volver a la hoja para cambiarla, haga clic en Añadir campo. Haga clic en Crear nuevo para agregar una nueva pregunta, especificando el tipo de columna que desea. También puede añadir cabeceras y separadores a la disposición del formulario de la izquierda.
  5. Haga clic en Opciones de formulario para afinar aún más su formulario: Opciones de confirmación: Seleccione esta opción para mostrar un mensaje después de que el usuario complete el formulario, para volver a cargar el mismo formulario para una nueva entrada o para enviar al usuario a una página web independiente. También puede permitir que los usuarios reciban un mensaje de correo electrónico en el que se indique que han rellenado el formulario: Cuando los usuarios rellenan el formulario, puede especificar si las nuevas entradas aparecen en la parte superior o inferior de la hoja. Si desea ver las entradas cronológicamente, seleccione la parte inferior de la hoja; si desea ver primero las entradas más recientes, seleccione Estilo superior: Si usted marcó su hoja con un logotipo o colores diferentes (o simplemente mantuvo la marca estándar de Smartsheet), su formulario usará esa marca en su formato si elige Branded. Los formularios simples son sólo texto en negro sobre un fondo blanco sin formato.
  6. Cuando termine, haga clic en Vista previa para ver su formulario y/o haga clic en Guardar para cerrarlo.

Si agrega columnas al formulario dentro de la caja de opciones del formulario web, se añaden a la hoja misma. No es necesario actualizar la hoja.

Figura 2: Modificando las opciones del formulario web.

Fuente: smartsheet.com

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