Cómo configurar su primera hoja de cálculo

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Por James T. Cains

Smartsheet utiliza hojas de cálculo, o simplemente hojas (como las llaman), como base para todo lo que necesita hacer en un proyecto, desde la creación de programas de proyecto y listas de tareas hasta la definición de listas de requisitos y presupuestos. Lo que diferencia a estas hojas de cálculo de las hojas de cálculo estándar que se encuentran en programas como Microsoft Excel o Google Sheets es que las Smartsheets tienen todo tipo de funcionalidades, lo que le permite personalizarlas y utilizar las funciones de colaboración de Smartsheet dentro de la propia hoja. Además, Smartsheet ha creado un montón de plantillas que están listas para que las uses, así que no tienes que empezar desde cero.

Los planes de pago de Smartsheet se basan en el número de hojas (así como el espacio de almacenamiento) asignado por usuario. El plan Básico (que cuesta $14 al mes) le da sólo diez hojas para usar en un momento dado, así que usted tiene que usarlas sabiamente. Si usted maneja muchos proyectos diferentes, el plan básico puede no ser suficiente para usted.

Si tienes un número limitado de hojas que puedes usar con tu cuenta, prueba esto: Cuando termine un proyecto, exporte todas las hojas que creó para ese proyecto y archívelas en su computadora. A continuación, puede eliminar de forma segura las hojas de Smartsheets, lo que se suma al total de hojas disponibles. Si lo necesita, siempre puede importar las hojas archivadas de nuevo a Smartsheet.

Creación de una nueva hoja

Para crear su primera hoja, inicie sesión en Smartsheet, que lo llevará a su página de inicio. A continuación, siga estos pasos:

  1. Haga clic en la pestaña + Crear nuevo en la parte superior junto a la pestaña Inicio. Verá la página Crear nueva hoja en la Figura 1.
  2. A la izquierda, elija una hoja en blanco o una de las plantillas listadas. También puede importar una hoja de cálculo de Microsoft Excel, un archivo de Microsoft Project o una hoja de Google. La hoja de cálculo le muestra una vista previa de la hoja que ha elegido, con una lista de características debajo de ella. También puede desplazarse hacia abajo y ver vídeos útiles y otros recursos de aprendizaje Para las plantillas, puede buscar una plantilla o navegar por las plantillas en categorías específicas, como Gestión de proyectos y TI.
  3. Haga clic en Crear hoja en la parte superior derecha.
  4. En el cuadro de diálogo que aparece, escriba un nombre para su nueva hoja y haga clic en Aceptar.

Se crea su nueva hoja. Si creó una hoja en blanco, verá la pantalla en la Figura 2. Smartsheet le proporciona algunos consejos para trabajar con su hoja, que puede cerrar si no está interesado.

Figura 1: Crear una nueva hoja en Smartsheet.

Fuente: smartsheet.com

Comprensión de las columnas de su hoja de cálculo

Si creó una hoja en blanco, verá varias columnas, algunas de ellas con iconos en los encabezados. Para esto son esas columnas:

  • Columna de números de línea: Todas las filas de su hoja se numeran automáticamente de forma secuencial. A la izquierda del número de fila, el área sombreada permite reordenar las filas. Simplemente haga clic y mantenga presionada el área sombreada y mueva la fila hacia arriba o hacia abajo hasta su nuevo punto.
  • Segunda columna: Esta columna está reservada para un menú desplegable que le permite hacer varias cosas con la fila, como cortar, copiar y editar, o insertar nuevas filas arriba y abajo.
  • Archivos adjuntos: La columna con el icono del sujetapapeles le permite a usted y a sus colaboradores adjuntar archivos externos a la fila. Puedes subir archivos desde tu ordenador, adjuntar archivos desde Google Drive o Dropbox, o proporcionar una URL a un archivo alojado externamente.
  • Discusiones: La columna con el globo de conversación le permite a usted y a sus colaboradores añadir comentarios o discusiones a la fila. Esto es útil si necesita discutir una tarea en particular en la programación de su proyecto con sus colaboradores.
  • Indicadores de acción de filas: Esta columna indica cuándo una línea está bloqueada o tiene un recordatorio asociado. También puede indicar si los recursos han sido sobreasignados o si hay una actualización de la fila pendiente.
  • Columna principal: Esta es en realidad la primera columna de datos; es decir, la primera en la que escribirá la información. Para una programación del proyecto, es probable que ésta sea su lista de tareas.
  • Columnas adicionales: Las otras columnas a la derecha de la columna Primaria son personalizables a lo que usted necesita que sean. Por ejemplo, para una programación del proyecto, puede tener columnas para las fechas de inicio y fin, nombres de recursos, etc. Figura 2: Su nueva hoja.

Fuente: smartsheet.com

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