Cómo configurar el formato condicional en Smartsheet

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Por James T. Cains

El formato condicional en Smartsheet puede ser útil cuando necesite aplicar automáticamente el formato a una celda o fila basándose en el contenido de la misma. Por ejemplo, si tiene una lista de problemas del proyecto que deben ser resueltos, es posible que desee codificarlos por colores según su gravedad: azul para el menor, amarillo para el mayor, rojo para el mayor, y así sucesivamente. Esto le permite a usted y a sus colaboradores identificar rápidamente lo que necesita más atención.

El formato condicional cambia sólo el formato de filas y celdas, no el contenido.

Usemos el ejemplo de una lista de problemas del proyecto (ver Figura 1). Simplemente siga estos pasos para aplicar el formato condicional basado en la severidad.

  1. Inicie sesión en Smartsheet y vea la hoja con la que desea trabajar.
  2. Haga clic en el botón Conditional Formatting (Formato condicional) a la izquierda; el botón está resaltado en la Figura 1. Figura 1: Un ejemplo de lista de problemas del proyecto.

Fuente: smartsheet.com

  1. En el cuadro de diálogo Formato condicional, haga clic en Añadir nueva regla. Verá una nueva regla que dice «If <set condition> then apply this format to the entire row». Los enlaces subrayados son los criterios establecidos para la regla.
  2. Haga clic en «<Set Condition>». Verá la lista de columnas en su hoja.
  3. Haga clic en Severidad, que muestra los diferentes valores mencionados anteriormente.
  4. Haga clic en Mayor y haga clic en Aceptar.
  5. Haga clic en «este formato». Puede elegir varias opciones de formato, desde diferentes fuentes y tamaños hasta negrita y cursiva. Para este ejercicio, seleccione amarillo en el menú desplegable Color de fondo y haga clic en Aceptar.
  6. Si desea que se resalte toda la fila, deje «fila entera» tal como está. Si desea cambiar el formato de una sola celda de la fila, haga clic en el enlace «fila entera» y elija la columna de la que desea cambiar el formato.
  7. Haga clic en Aceptar.

Verá todas las filas con una severidad de mayor resaltada en amarillo. Ahora, haga clic de nuevo en el botón Formato condicional y agregue nuevas reglas de formato para los otros dos grados de gravedad. Cuando termine, la lista de problemas del proyecto puede parecerse a la Figura 2. Cuando añada nuevas incidencias a la lista, el formato de la fila cambiará automáticamente en función de lo que elija para la gravedad de la incidencia.

Figura 2: Una lista de cuestiones del proyecto codificada por colores.

Fuente: smartsheet.com

Junto a cada regla en el cuadro de diálogo Formato condicional, puede elegir algunas opciones avanzadas del menú desplegable. Esto es lo que puedes hacer:

  • Añadir condición: Esto añade otro elemento <Set Condition> a la regla, de modo que puede establecer múltiples condiciones que deben cumplirse para que se aplique el formato.
  • Regla del clon: Esto crea una copia de la regla, que se puede modificar. Esto es útil si tiene una regla complicada que desea reproducir pero que sólo necesita modificar uno de los criterios.
  • Mover regla hacia arriba o hacia abajo: Esto sólo cambia el orden de las reglas en la lista.
  • Desactivar/borrar regla: Esto se explica por sí mismo. Utilice Desactivar cuando no desee que la regla esté en vigor, pero no desee eliminarla. Utilice Eliminar si está seguro de que ya no necesita la regla.

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