Cómo configurar alertas en Smartsheet

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Por James T. Cains

El uso de alertas en Smartsheet es una buena manera de mantenerse al tanto de lo que está sucediendo en su proyecto. Puede configurar dos tipos diferentes de alertas: notificaciones y recordatorios. En las siguientes secciones se explica cómo configurar cada tipo de alerta.

Creación de notificaciones en Smartsheet

Las notificaciones le permiten a usted o a cualquiera de sus colaboradores ser alertado automáticamente cuando se realizan cambios en su hoja. Puede personalizar sus notificaciones sólo para eventos específicos o puede elegir que se le notifiquen todos los cambios. Aquí está el cómo:

  1. Inicie sesión en Smartsheet y abra la hoja que desea ver.
  2. Haga clic en la ficha Alertas en la parte inferior de la hoja. Aparecerá la ventana de diálogo Notificaciones y recordatorios.
  3. Haga clic en el botón Nueva notificación. Aparecerá una nueva notificación en la lista (ver Figura 1). El aviso tiene esta estructura: Enviar <dirección de correo electrónico> un correo electrónico <frecuencia> cuando <elemento> cambia.
  4. Haga clic en la dirección de correo electrónico para cambiar a quién va dirigida la notificación. El valor por defecto eres tú, pero puedes añadir tantos colaboradores como quieras.
  5. Haga clic en el enlace de frecuencia (por ejemplo, «una vez al día») para cambiar la frecuencia con la que recibe la notificación. Puede elegir de inmediato, una vez por hora, una vez al día o una vez a la semana. El valor predeterminado es una vez al día.

Inmediatamente es mejor para las notificaciones de discusión, de modo que usted pueda participar en la discusión a medida que ocurre.

  1. Haga clic en el enlace del elemento (por ejemplo, «Cualquier cosa») para cambiar lo que desea que se le notifique. Cualquier cosa es la predeterminada, pero puede ajustar con precisión lo que desea que se le notifique marcando o desmarcando las distintas opciones, como Anexos, Discusiones, etc.
  2. Si desea eliminar un aviso, haga clic en el vínculo Eliminar.

Smartsheet le permite configurar tantas notificaciones como desee.

Figura 1: Configuración de una notificación.

Fuente: smartsheet.com

Creación de recordatorios en Smartsheet

Los recordatorios le permiten -usted lo adivinó- recordarse a sí mismo o a sus colaboradores de fechas de vencimiento importantes. Puede configurar tantos recordatorios como desee. Siga estos pasos para configurar un recordatorio:

  1. Inicie sesión en Smartsheet y abra la hoja que desea ver.
  2. Haga clic en la ficha Alertas en la parte inferior de la hoja. Aparecerá la ventana de diálogo Notificaciones y recordatorios.
  3. Haga clic en el botón Nuevo recordatorio. Verá el cuadro de diálogo Nuevo recordatorio (ver Figura 2).
  4. Haga clic en la dirección de correo electrónico para cambiar a quién va el recordatorio. El valor por defecto eres tú, pero puedes añadir tantos colaboradores como quieras.
  5. Haga clic en el enlace de sincronización (por ejemplo, «on») para cambiar cuando reciba el recordatorio. El valor por defecto es «on», pero puede elegir recibir el recordatorio un número específico de días antes o después de la fecha de vencimiento.
  6. Haga clic en el enlace de la fecha de vencimiento (por ejemplo, «Fecha de inicio») para elegir entre la fecha de inicio y la fecha de finalización. También puede personalizar una fecha.
  7. Escriba un mensaje de recordatorio opcional y haga clic en Guardar Figura 2: Establecer un nuevo recordatorio en Smartsheet.

Fuente: smartsheet.com

También puede configurar recordatorios a nivel de línea (o de tarea). Por ejemplo, si ha especificado una fecha de vencimiento para el diseño de una página Web, puede ir a la fila en la que se encuentra la tarea y hacer clic en la celda correspondiente en la columna Indicadores de acción de la fila. Se abre un cuadro de diálogo Nuevo recordatorio con la dirección de correo electrónico y la fecha de vencimiento de la tarea ya especificada. Puede cambiar cuando se envía el recordatorio con el calendario y escribir un mensaje de recordatorio opcional.

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