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La gestión de los inventarios de laboratorio es una tarea importante, aunque mundana, en todo laboratorio, que a menudo se pasa por alto o se descuida. La gestión eficaz del inventario del laboratorio puede ser importante para reducir los costos sustanciales y ahorrar tiempo, lo que le permite dirigir su laboratorio de manera eficiente y aumentar la productividad.
Muchos laboratorios siguen optando por ejecutar su inventario en papel, u hojas de cálculo, lo que hace casi imposible realizar un seguimiento adecuado de los niveles de existencias o de la ubicación de los materiales. Muchas veces esto resulta en la pérdida de costosos reactivos, anticuerpos, líneas celulares, etc.
El uso de software de gestión de inventarios de laboratorio basado en la web puede ayudar a los laboratorios a gestionar su inventario de manera productiva y rentable. Las ventajas de este sistema sobre el uso de papel son claras: puede obtener el control y hacer un seguimiento de todo en un solo lugar, gestionar sus niveles de existencias y nuevos pedidos, crear alertas de existencias, compartir fácilmente las ubicaciones de los inventarios con todos los miembros del laboratorio, de modo que todos estén al día.
Como gerente de un laboratorio, es imperativo que utilice un sistema de inventario intuitivo y sencillo que atraiga a los miembros de su laboratorio para que lo utilicen diariamente. Antes de trasladar su inventario de consumibles y activos biológicos (plásmidos, muestras de ADN, líneas celulares, anticuerpos, etc.) al software de gestión de inventarios del laboratorio, es importante tomarse el tiempo necesario y pensar en la mejor manera de hacerlo correctamente y a fondo. Con el fin de ayudarte, hemos elaborado una lista de 6 consejos para que empieces:
Crear una lista de existencias y definir sus bio-colecciones
Empieza por crear una lista completa de todas las acciones que tienes en tu laboratorio. Asegúrate de que todos los artículos estén contabilizados. Una vez que tengas una lista, divide tus activos biológicos en colecciones. Pueden ser anticuerpos, líneas celulares, plásmidos, compuestos, bacterias e incluso colecciones distintivas que son únicas para su tipo de investigación.
Recomendamos gestionar sus consumibles (soluciones, guantes, pipetas, tubos, etc.) en una colección separada de «Consumibles».
Decida cómo caracterizar cada colección
Cuando se define una nueva colección, hay que tener en cuenta los campos descriptivos. Por ejemplo, cuando se añade un nuevo anticuerpo, puede querer saber su fuente, clonalidad y aplicación. Cuando se añade un nuevo compuesto, deben definirse datos importantes como los peligros, la fórmula y la densidad.
Tómese el tiempo necesario para definir también los campos de existencias descriptivos adecuados (las existencias son tubos, frascos, viales, etc. que contienen su artículo de inventario). Por ejemplo, cuando se crea una nueva existencia, deben añadirse datos específicos como la concentración, el volumen, la fecha de caducidad y la ubicación. Añadir campos descriptivos por adelantado te ayudará a llenar tu cuenta de la mejor manera posible.
Importante:
Cuando caracterice una colección, piense si debe estar vinculada a una de sus otras colecciones. Esto es importante porque en muchos casos, dos colecciones de inventario tienen una relación padre-hijo. Puede ser un plásmido que alberga un gen, tejidos cosechados de pacientes o especímenes de animales, líneas celulares creadas a partir de una transfección/infección de un plásmido y más. Definir las colecciones de padres e hijos puede facilitar mucho más el rastreo de artículos específicos y la documentación de información valiosa.
Definir el espacio de almacenamiento y las ubicaciones
Una vez que tengas una lista de todos tus materiales de laboratorio, debes decidir físicamente dónde están ubicados en el laboratorio. Colocar el artículo de tu inventario en el lugar correcto es crucial. Los reactivos caros se pierden a menudo en cajas que están enterradas bajo capas de hielo.
Haz una lista de todos los lugares de almacenamiento que existen en tu laboratorio. Cuenta todas las habitaciones, armarios, congeladores, estanterías y cámaras frigoríficas, y añádelos como lugares de almacenamiento a tu sistema de gestión de inventario.
Es crucial hacer una lista de todas las cajas que se almacenan en tu laboratorio. Define la ubicación exacta de cada caja, el propietario de la caja, e incluso su color.
En caso de que ya tengas una lista documentada en Word o Excel, busca un sistema que te permita importar fácilmente la lista y ahorrar un tiempo precioso.
Una vez que haya definido todas las ubicaciones de almacenamiento, será mucho más fácil llenar el software de administración de inventario del laboratorio con artículos de inventario y colocarlos en el lugar correcto a medida que avanza.